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香川県三豊市

チャットツールの活用①

「行政の働き方」の既成概念を覆す、ビジネスチャットの可能性

三豊市
総務部 総務課 主任 小野 雅紀
総務部 総務課 副主任 中西 敦士
[提供] 株式会社トラストバンク

※下記は自治体通信 Vol.22(2020年2月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


多くの自治体が取り組む「働き方改革」をめぐっては、ICTの活用が重要なポイントとなり、RPAやチャットボットといった自動化ツールが注目されている。そうしたなか、いまビジネスチャットを導入し、庁内コミュニケーションの向上を通じて業務改善を試みる自治体が増えているという。三豊市(香川県)もそのひとつだ。ここでは導入の背景や期待する効果などについて、同市担当者に話を聞いた。

三豊市データ
人口:6万2,546人(令和元年12月1日現在) 世帯数:2万3,261世帯(令和元年12月1日現在) 予算規模:530億9,297万7,000円(令和元年度当初) 面積:222.70km² 概要:香川県の西部に位置し、北東部は象頭山、大麻山、弥谷山などに接し、南東部は讃岐山脈の中蓮寺峰、若狭峰、猪ノ鼻峠、六地蔵峠などを境に徳島県に接している。中央部には三豊平野が広がり、東部から西部に向かって財田川、東部から北部に向かって高瀬川などの河川が流れ、豊かな田園地帯を形成。また、三豊平野にはため池が多数点在し、地勢の特色となっている。
三豊市
総務部 総務課 主任
小野 雅紀おの まさき
三豊市
総務部 総務課 副主任
中西 敦士なかにし あつし

これまで存在しなかった、自治体専用ビジネスチャット

―ビジネスチャットの導入を決めた背景を教えてください。

小野 当市では働き方改革の一環として、オフィスレイアウトの改革やペーパーレス会議の推進などに力を入れ、業務効率の向上に一定の成果を上げています。その一方、複数の部署で事務処理ミスが頻発する事態も発生していました。アンケート調査を行いその原因を調べると、一人当たりの業務負荷が増えているなかで、部署間の連携や業務の引き継ぎ、ダブルチェックの徹底などに不備が生じていたことが明らかになりました。

 さらに、その根本的な背景を探っていくと、「コミュニケーションが取りにくい」という組織的な課題が浮き彫りになってきたのです。

中西 これまで庁内では、内線電話やメールでのコミュニケーションが一般的でしたが、アンケートでは「部署の垣根を越えてシームレスに、もっと気軽に職員間の意思疎通を図れれば、事務処理ミスの防止につながるのでは」という意見が多くありました。そこで、ビジネスチャットの導入をいちどは検討したのですが、自治体のLGWAN環境のなかで気軽に使えるツールは存在せず、断念した経緯があります。

 しかし最近になって、自治体専用ビジネスチャット『LoGoチャット』が開発されたことを知り、試験導入を決めたのです。


ビジネスチャットが、働き方の自由度を上げる

―現場では、どのように活用しているのでしょう。

中西 まずは、情報システムの導入を担う総務課など20人程度で試験的に使用しています。課内外の連絡のほか、資料共有や電話の取り次ぎ、業務にまつわる伝言メモとして活用しています。チャットの場合、メールと違って宛名や件名、枕詞は不要であり、短文でスピーディに送ることができるので、結果としてより多くの情報を伝達できます。日常のSNS利用を通じて、こうしたコミュニケーションに慣れ親しんだ若手職員からは、「行政特有の堅苦しさがとれ、庁内コミュニケーションが促進された」と評価が高いですね。特に“1対n”のコミュニケーションが必要となる会議の招集や各種スケジュール調整では、業務効率が一気に向上しているのを実感します。

小野 また、「既読」「未読」の確認ができるので、在席確認もでき、かつてのように「数日前のメールの内容が伝わっているか内線で確認する」といったムダな作業が減ったこともありがたいですね。

―ビジネスチャットを活用し、今後どのように働き方改革を進めていきますか。

小野 導入効果を十分に確認できたので、今後は段階的に全庁展開へつなげていきます。すでに当市では職員に対し、段階的にモバイルPCを付与するなど、ペーパーレス化と合わせてムダを排除し、生産性を上げる施策を進めています。ここにビジネスチャットの活用を組み合わせ、将来的なテレワークの導入をはじめ、働き方の自由度と生産性をさらに高めていく考えです。従来の既成概念に縛られない新しい働き方を提供し、三豊市という組織の魅力を高めることで、優秀な人材を獲得できる職場環境をつくっていきたいですね。

中西 LGWAN環境で使える『LoGoチャット』の利点を活かし、ほかの自治体との情報連携にも活用できると聞いています。また、インターネット環境との接続も可能なので、出向者や住民といった外部との連絡、さらには災害時の情報共有など、活用シーンは今後も大きく広げられると期待しています。

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