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高知県の取り組み

処理時間の削減と100%の正確性を実現。適用業務の見極めで確かな効果を実感

高知県 総務部 情報政策課 主幹 西森 学
[提供] RPAテクノロジーズ株式会社

※下記は自治体通信 Vol.21(2019年12月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


PCで行う単純作業による負担を減らし、住民サービスの向上へつなげるための取り組みとして、RPAを導入する自治体が近年、急速に増えている。こうしたなか、高知県も今年度、RPAの実証実験を開始し、一部の業務で高い効率化の効果を得ている。RPAを活用する業務の選定方法や、今後の活用方針などについて、情報政策課の西森氏に聞いた。

高知県データ
人口:69万7,674人(令和元年10月1日現在) 世帯数:31万8,030世帯(令和元年10月1日現在) 予算規模:7,776億8,240万2,000円(令和元年度当初) 面積:7,103.63km² 概要:北は愛媛県と徳島県に接し、南は扇状に突き出すように太平洋に面し、面積は四国四県でもっとも広い。温暖多湿な気候のため、足摺岬や室戸岬ではアコウやビロウなどの亜熱帯植物が自生し、高知平野では早場米が収穫される。幕末には、坂本龍馬など多くの志士を輩出。明治維新では板垣退助などが自由民権運動を起こし、「自由は土佐の山間より」とうたわれるようになった。
高知県
総務部 情報政策課 主幹
西森 学にしもり まなぶ

複数の評価項目から、適用の優先度を決定

―RPAの実証実験を始めた経緯を聞かせてください。

 当県は今年度、行政業務のデジタル化を推進することで、業務効率化を通じたコスト縮減や、県民サービスの向上、デジタル技術を通じた課題解決、産業振興などを図る「高知県行政サービスデジタル化推進会議」を発足。事前に行った全庁的なヒアリングでは、業務効率化につながりそうな提案が約140件あがりました。そのうち転記作業や、市町村に調査を依頼して回収するといったPCを使う単純作業で、RPAで代替できそうなものが30件ほどにのぼりました。そこで情報政策課では、RPAを適用する業務の絞り込みから実証実験の取り組みを始めました。

―どのように適用業務を絞り込んでいったのでしょう。

 業務の処理に要する時間や発生頻度、作業手順の明確さといった項目ごとに、「○」「△」「×」などの記号を使って評価し、適用させる優先度を決めていきました。

 たとえば、各所属の人件費予算を見極めるために財政課が行う「人件費推計表作成業務」は、処理時間が年300時間と長く、毎年3回実施。作業はマニュアル化済みで、ロボットへの代替も容易なため、実証実験期間中でも本格的に適用できます。早急に高い効果を得られるとみて、優先的にロボット化(※)しました。RPAツールには、自治体での導入実績が豊富で将来的な全庁展開も行いやすい『BizRobo!(※)』をもとにした、『OCEVISTAS』を採用しました。

※ロボット化:RPAにおいて、作業フローのシナリオを組み、ソフトウェア型の“ロボット”に作業を記録・代替させること
※『BizRobo!』:RPAテクノロジーズが開発・提供し、ロボットがサーバ内で動作する「サーバ型」のRPAツール


ロボットの内製化で、RPA活用の幅を広げたい

―どのような作業フローをロボットに代替させたのですか。

 人件費推計表作成業務は従来、給与システムから全職員の給与データを紙出力した帳票をもとに、職員が表計算ソフトに手作業で転記。所属ごとにまとめたうえで配信していました。

 実証実験では、ロボットがデータを扱えるよう、紙で出力していたデータを給与システムから直接CSV(※)データで入手。これを表計算ソフトに転記し、所属ごとに分ける作業を丸ごとロボットに代替させたのです。

 ダミーデータを使った検証により、人件費推計表作成業務では大幅な業務時間の削減が見込まれています。ロボット化した処理は数値項目の集計と分配がメインで、作業の正確性は100%でした。

※CSV:comma-separated valuesの略。項目をカンマで区切ったテキストデータのこと

―今後はどのような業務のロボット化を進めていきますか。

 今後は、インターネット系を利用する業務や民間事業者に委託している手作業の業務などへ、対象範囲を広げていきたいです。

 実証実験を検討するにあたり、ほかの自治体による先行事例も調査しましたが、なかには当県ではすでにシステム化していたり、外部に委託しているものもありました。逆に、当県であがったRPA適用業務案のなかには、ほかの団体では見られないようなものもあるでしょう。RPAを活用できる業務の幅広さを実感しています。

―RPA適用の対象範囲を広げるための方針を聞かせてください。

 今回、実証実験でのロボット化を先送りした業務のなかには、汎用性が高いものの、転記する様式が複数あり、ロボット化を外部委託すると費用がかさむものがありました。しかし、ロボット化の難易度が低いものについては、職員による内製化を推進していきたいと思っています。そのために、情報政策課だけでなく、ロボットを作成、運用できる人員を各課で育成し、RPAの活用を広めていきたいと考えています。

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