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民間企業の取り組み

窓口業務の効率化

手書き文字をテキスト化し、業務効率化と住民サービス向上を実現

株式会社ワコム
ビジネス ソリューション Japan BSセールス パブリック アカウントマネージャー 石田 公志
[提供] 株式会社ワコム

※下記は自治体通信 Vol.20(2019年10月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


業務全体の効率化が進められている自治体において、窓口業務のICT化を検討するところも増えている。そんななか、ICTソリューションをさまざまな業界に提供しているワコムの石田氏は「今年になってその流れは加速している」と指摘する。同氏に、その理由と窓口におけるICTソリューションを選ぶ際のポイントなどを聞いた。

株式会社ワコム
ビジネス ソリューション Japan BSセールス パブリック アカウントマネージャー
石田 公志いしだ きみし

デジタルファースト法案で、窓口業務のICT化は進む

―自治体における窓口業務のICT化は進んでいるのでしょうか。

 進んでいますね。昨年くらいまでは、ICTを活用した業務効率化というと、「RPAで入力作業やチェック作業の軽減を図る」といった取り組みが注目されていました。それはいまも変わらないのですが、今年の5月に行政手続きを電子申請に原則統一する「デジタルファースト法案」が可決。これにより、窓口業務のICT化は加速していくと考えられます。

 実際に現場でも、「どのような窓口向けソリューションがあるのか」を知りたい自治体職員の方は増えているように感じますね。

―ソリューションを選ぶ際のポイントはなんでしょう。

 来庁される住民が、ストレスなく利用できる使いやすさでしょうね。たとえば、事前にスマートフォンに名前や住所を打ち込み、それを二次元バーコードに変換して窓口にかざすソリューションがあります。若い方は便利でしょうが、高齢者の方にはどうしてもハードルが高くなってしまいます。

 当社の場合、液晶ペンタブレットを活用した窓口業務のICT化を提案しています。付属のペンでディスプレイに直接書き込め、その内容をテキストデータ化できます。職員の方は紙の情報を入力する手間が省けるうえに、入力ミスの削減にもつながります。住民の方にとっても紙に書くのと同じ要領で使えますし、事前入力して二次元バーコードを持参された方には登録内容を確認し、本人に電子サインしてもらうだけですみます。結果、ICT化によって役所にいる滞在時間が減るという大きなメリットが期待できるのです。

 また、この液晶ペンタブレットはPCにつなげるだけなので設置は簡単。ケーブルでつながっているので、盗難の心配もありません。液晶ペンタブレット自体に情報が残らないため、個人情報などセキュリティ面でも安心です。

「液晶に文字は書きにくい」というイメージを覆す

―しかし「液晶画面に文字を書くと、自分の筆跡にならない」という声をよく耳にします。

 当社の液晶ペンタブレットは、ペンの筆圧機能や書き心地に徹底的にこだわっており、紙に書くのと変わらない感覚で記入することができます。これは昭和58 年の創業以来、ペンの技術にフォーカスし、液晶ペンタブレット市場において世界シェア9割の当社だからこその技術だと自負しています。

―導入実績を教えてください。

 1,400以上の病院、2万以上のクリニック、400以上のホテルをはじめ、金融機関や警察署、消防署、裁判所、気象庁など幅広い分野で導入しています。自治体においても導入実績ができたことで問い合わせが増え、RFI(※)やRFP(※)が各地で進んでいます。ある自治体では、業務効率化と住民サービスの向上につながるのはもちろん、「先進的な業務に取り組んでいる」と、住民の方から良い評価をえているということでした。

※RFI:Request For Informationの略。企業や官庁などが業務の発注や委託などを計画する際、発注先候補の事業者に情報提供を依頼する文書。一般的にはこれを元にRFPを作成し、具体的な提案と発注元の選定に移る
※RFP:Request For Proposalの略。情報システムの導入や業務委託を行うにあたり、発注先候補の事業者に具体的な提案を依頼する文書

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

 現在、全国のソリューションベンダーとの協力体制をほぼ整え、自治体の窓口向けソリューション支援を強化しています。

 先ほどの質問にもありましたが、「液晶ペンタブレットは書きにくい」という印象をもっている方は多いです。そういう方にこそぜひ使ってもらい、書き心地を実感してほしいのです。評価をしてみたいという自治体職員の方は、ぜひお問い合わせください。


伊予銀行
保険申し込みの事務作業時間が、約半分に軽減された

 伊予銀行では、年々増加する申し込み事務の負担軽減にくわえ、契約書類の保管場所をペーパーレス化で削減することを検討。そして、タブレット端末と電子サインで生命保険の申し込み手続きを行う「らくらく保険システム」の運用を平成29年4月から開始。書きやすさとUSBケーブル1本で設置ができるといった観点から、ワコムの液晶ペンタブレットが導入された。

 導入後は、ペーパーレス化によって事務作業時間が約半分に。販売窓口からは「紙の契約書にペンで書いているのと変わらず、操作に慣れていない高齢者の方からも好評」との声が寄せられている。


ニセコ昆布温泉 甘露の森
フロントスタッフの作業削減や、スムーズなチェックインにつながった

 ホテル甘露の森では、宿泊客が記載した宿帳情報を顧客管理システムに再入力する作業や、過去の宿泊情報との照合に手間がかかっていた。そこで宿帳のデジタル化に踏み切り、顧客管理システムとの親和性や導入コストが低いことなどからワコムの液晶ペンタブレットを導入することに。

 導入後の効果として、「顧客管理システムへの再入力時間を大幅に短縮できた」「過去の宿帳情報の瞬時検索が可能に」「Webで予約している宿泊客なら電子サインだけですみ、スムーズなチェックインにつながった」などの声がフロントスタッフから聞かれている。

株式会社ワコム
設立昭和58年7月
資本金42億300万円
売上高894億9,900万円(平成31年3月期:連結)
従業員数1,031人(連結)
事業内容ペンタブレット製品の開発・販売など
URLhttps://tablet.wacom.co.jp/business/
お問い合わせ電話番号 03-5337-6706(平日 9:00~18:00)
お問い合わせメールアドレスforbusiness@wacom.co.jp
石田 公志 (いしだ きみし) プロフィール
昭和39年、広島県生まれ。平成元年に株式会社ワコム入社。企業向け営業、商品企画、マーケティングを経て、現在は公共市場の営業を担当し、おもに自治体市場開拓を行っている。
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