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東京都港区 の取り組み

自動化技術の導入で実現させる職場環境の改善と区民サービス向上

総務部 情報政策課長 若杉 健次
[提供] 株式会社JSOL

庁内業務の効率化を具現化する手段として、AI※、RPA※などのICTによる自動化技術が注目を集めている。本年度に入り、RPAの本格導入を検討する自治体が増えているなか、港区(東京都)は、すでに自動化技術を導入し、複数の業務で活用している。情報政策課長の若杉氏に、早期導入の経緯と各業務での効果などを聞いた。

※AI:Artificial Intelligenceの略。人工知能。人間が行う作業をコンピュータで模倣するソフトウェア
※RPA:Robotic Process Automationの略。ホワイトカラーの単純な間接業務を自動化するテクノロジー

※下記は自治体通信 Vol.16(2018年12月発刊)から抜粋し、記事は取材時のものです。

東京都港区データ

人口: 25万7,036人(平成30年10月1日現在) 世帯数: 14万5,905世帯(平成30年10月1日現在) 予算規模: 1,844億3,182万2,000円(平成30年度当初) 面積: 20.37km² 概要: 面積は東京都23区で12番目の広さ。特別区のひとつであり、都心に位置する。エリアごとに特徴があり、虎ノ門や新橋、芝はオフィスビルが建ち並ぶビジネス街、赤坂、六本木、青山は若者に人気の商業エリアとして、麻布や白金台には閑静な住宅街が広がる。

―RPAをはじめとした、自動化技術を積極的に導入している背景を教えてください。

 港区では、子どもから高齢者まであらゆる世代で人口が増加しています。一時期は、約15万人まで減少したこともありましたが、現在は年間約5000人ペースで増加しており、行政需要も多様化。そのため迅速かつ的確な対応が求められるようになりました。

―対策として、どのような取り組みを行ったのでしょうか。

 平成29年7月に「みなとワークスタイル宣言」を行い、超過勤務の縮減や定時退庁など働きやすい職場づくりに向け、全庁をあげて取り組みを始めました。そんななか、業務の効率化とさらなる区民サービスの向上をめざし、ICTが注目されてきた背景もあったので、平成29年5月からRPAの調査を開始したのです。

 ただ、どの業務にRPAを導入すれば効率化できるのか、手探りの状態から始めたこともあり、以前から庁内の情報システムアドバイザー業務を担ってもらっていたJSOLの力も借りて、本腰を入れて取り組んでいきました。

―アドバイザーからどのような協力をえたのでしょう。

 RPAについて理解を深めるために、アドバイザーと共同で、管理職や希望職員を対象にした研修会を複数回、開催しました。また、どの業務に導入するか絞り込みをするために、各課へのヒアリングも一緒に行いました。

―その後、どのような業務にRPAを導入していったのですか。

 現在、『産前産後家事・育児支援サービスの受付業務』を含めた4つの業務にRPAを導入しており、さらに拡大していく予定です。どの業務もこれまで職員が行っていたデータ処理などをRPAが自動で行うことで、業務量を大幅に削減することができています。また、『コミュニティバス乗車券の発行受付業務』では、AI -OCRを活用しています。

 これは、AI -OCRが読み取ったデータをRPAが専用システムに自動入力するといった、AIとRPAを連携させたもの。大量の申請書を短期間に1枚1枚、手入力していた作業を考えれば、大幅に業務と作業時間を削減することができています。

業務効率化で生まれた時間を区民サービスの向上に充てる

―今後の活用ビジョンについて教えてください。

 RPA導入の効果は、業務を担当している職員がいちばん実感していると思います。今後もどの業務に導入すれば業務の効率化を図れるか、さまざまな角度から検討していきたいですね。そして、職員が働きやすくなることで生み出された時間を、区民サービスの向上へ充てることができるよう、今後も力を入れていきたいです。

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