施設予約管理のIT化で利用者サービス向上と稼働率アップを図る

限られた予算のなかで、「いかに公共施設の運営管理を行うか」に課題を感じている自治体は数多くある。そんななか、ソフトウェアの開発分野で実績をもつソリマチの取締役である平石氏は、「公共施設の予約管理業務がその最たる例」だと強調する。施設の予約管理業務の現状と、考えられる改善策を同氏とマネージャーの應治氏に聞いた。

※下記は自治体通信 Vol.15（2018年10月発刊）から抜粋し、記事は取材時のものです。

―公共施設などの予約管理にかんして、自治体が悩んでいることはなんですか。

平石：窓口、電話での受付業務や利用者への抽選結果連絡など、アナログな業務がいまだ多く残っていることです。自治体は、限られた管理運営予算のなかで、業務の改善や施設の稼働率の向上を求められていることもあり、アナログな業務を少しでも軽減させたいと考えているのです。

應治：また、施設稼働率の観点から見ると、「施設が利用されない時間帯をどうやったら埋めることができるか」といったことに、頭を悩ませています。

　その一方で、施設利用者も現状の予約方法にかんしては、不満を感じているといった話も聞きます。

―どういった点に不満を感じているのでしょう。

應治：施設の予約は、来館予約と電話予約がほとんどですから、どちらの場合も受付を営業時間内に行う必要があります。来館受付しか行っていない施設であれば、会社勤めをしている人が予約することは難しい。野球場や体育館などの人気施設は、抽選で利用者を決めることもあるので、利用希望者は決められた抽選日に施設まで行かなければなりません。このような状況で、稼働率をあげるためには、利用者のストレスを緩和させる必要があります。

―どのような手段で緩和することができますか。

平石：施設利用者のサービス向上を念頭に置いて、ITを活用した予約サービスを導入することです。当社では、利用者の利便性向上と施設管理者の業務を改善する施設予約サービス『ネクレス』を取り扱っています。

　当サービスはクラウドを利用しているため、新たにサーバを構築する必要もないので、パソコン一台あればすぐにサービスを開始することができます。

利用者と施設管理者がWin-Winの関係になる

―利用者サービスの向上に結びつく点はどこでしょう。

平石：『ネクレス』のような予約サービスであれば、利用者は、24時間いつでも予約をすることができます。スマートフォンからも操作が可能なので、どこからでも予約ができるのもポイントですね。

　また、予約状況を画面で確認しながら、施設利用が埋まっていない時間帯を自分で探すことができるので、効率よく予約ができます。抽選もシステム上で行われるので、これまでのように抽選日に施設に出向くといった必要もなくなります。

應治：施設管理者の業務改善という観点では、まず予約受付にかんしては、システム上で自動的に管理されるので、窓口や電話での業務が解消されます。くわえて、抽選結果の通知や利用予約の承認、却下など利用者への連絡もリアルタイムで自動配信されるため、個別に連絡をするといった作業も必要なくなるのです。

　そのほか、帳票管理、収納処理の機能も備わっているので予約受付からワンストップで業務が行えるのも大きな特徴です。

―今後どのように自治体を支援していきたいと考えていますか。

平石：システムの変更は、施設の運用ルールを変更できる機会と考えています。当サービスには、「応当月」「応当日」など抽選方式の設定のほか、施設ごとの細かな設定ができる機能を多く備えています。稼働率をアップさせるための設定を当社から提案・指導・サポートすることで、施設利用率の拡大を一緒に図っていきたいと考えています。