コロナ禍で始めたWeb会議は、いまや業務で欠かせない手段に

※下記は自治体通信 Vol.36（2022年3月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

奥州市

総務企画部 総務課 情報政策室 副主幹

佐々木 雅巳 ささき まさみ

「使いこなせるだろうか」職員からあがった不安の声

―「Web会議システム」を導入した経緯を教えてください。

　全国の市区町村のなかで30番目の広さをもつ当市には、本庁舎以外に4つの総合支所庁舎があります。さらに、当市の公共施設の数は、学校や幼稚園、病院、図書館、スポーツ施設などを含めると約130にのぼります。職員が施設間を移動して行う会議も多く、年間でみると膨大な時間が移動に使われていることになります。業務を効率化し、住民サービスの向上を目指す私たちとして、かねてより「移動時間の削減」は着手すべき課題でした。それを解決する手段のひとつに「Web会議システム」の活用を考えていたのですが、職員からは「使いこなせるだろうか」と不安の声があがっていたのも事実です。

　そうしたなか、コロナ禍の影響で移動自体が自粛に。もはや「待ったなし」の状況だと考え、「Web会議システム」導入の本格的な検討に入りました。

―どのような検討を行ったのでしょう。

　職員の不安を払しょくするためにも、「誰でも簡単に使いこなせるシステム」であることがもっとも重要と考えました。たとえば、日ごろから職員が使っている自席のパソコンを利用できるならば理想的です。そこで、LGWAN環境内でのシステム構築を前提とし、会議を円滑に進められるだけの音声・画像品質や、便利な補助機能も選定条件にくわえ、入札を行いました。結果、それらの条件を満たしていた、ジャパンメディアシステムのWeb会議システム『LiveOn (ライブオン)』を選定し、令和２年11月から運用を開始しています。

情報共有や意思決定が迅速化

―実際に運用してみて、職員の反応はいかがですか。

　利用するうえで難しい操作は必要なく、運用開始から1年経過したいま、多くの職員が『LiveOn』を使って会議を行っています。自席のパソコンからいつでも参加できるため、「移動時間がなくなったぶん、仕事の生産性があがった」という声が多く聞かれます。

　『LiveOn』を使えば、クリアな音質と画像でやり取りできるだけでなく、図やイラストを使って説明できる「ホワイトボード機能」「資料共有機能」「アプリケーション共有機能」といった補助機能も利用でき、参加者間の情報共有や意思決定がこれまで以上に迅速化されていると感じます。これにより、行政課題に素早く対応できるため、住民サービスのさらなる向上につなげられています。

―新たなシステムを、今後どのように活用していきますか。

　時間を有効に使える『LiveOn』は、いまや業務で欠かせないツールとなっており、引き続き職員の生産性を高めるうえでもさらなる活用を促します。同時に、庁内会議にとどまらず、さまざまなシーンで活用を広げたいとも考えています。たとえば「遠隔対応窓口システム」として活用できれば、住民がわざわざ本庁に行かなくても、近くの総合支所から本庁職員と会話ができるようになるため、住民の利便性向上にもつながりますね。

ジャパンメディアシステム株式会社

仙台営業所 所長代理

神崎 淳 かみざき じゅん

―会議をWeb化する動きは自治体の間で進んでいますか。

　コロナ禍の影響で急速に進んでいる印象で、自治体からの問い合わせはコロナ禍以前に比べて10倍以上に増えています。移動を自粛すべき状況でも会議を行う必要はあるため、「Web会議システムの導入を本格化せざるをえない」と。また、自治体ＤＸ推進計画を進めるうえでも必要性を感じているようです。

―システム選びのポイントを教えてください。

　職員がスムーズに使えるよう、「使いやすさ」が大前提です。そのうえで、コミュニケーションを円滑に進められる品質が大切です。たとえば当社の『LiveOn』は、シンプルで直感的に使えるUIを採用し、簡単に会議を始められます。また、少ないデータ量で通信が可能な独自技術を搭載し、音声遅延と音切れを防ぎ、ストレスのないクリアな音声を実現します。オンプレミスでの構築も可能なため、LGWAN接続系端末で利用でき、セキュリティも安心です。そのほか、住民向けサービスの向上につながる機能も豊富に搭載しています。各自治体で異なるニーズにも対応できるよう、細かな機能の設定変更や追加、運用に合わせたカスタマイズも可能です。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

　自治体を含め、7,400以上の企業・団体への導入実績をもとに、快適なWeb会議環境の構築を支援します。業務効率化のほかに住民向けサービスも拡充できる『LiveOn』は、自治体のDX推進をサポートします。ぜひお気軽にご連絡ください。