オンライン移住相談窓口のつくり方〜転入・転出届けの相談窓口にも〜

地方移住や転入転出時は手続きや質問が多く、対応に追われている自治体もあるかと思います。転入や転出の場合は既に引越し先が決まっている住民に対する書類の書き方や手続き内容の説明ですが、地方移住に関する相談は仕事や暮らし、育児、老後のことなど、様々な質問や相談への対応が必要です。

相談窓口を電話ではなくオンライン相談窓口にすると、丁寧な対応が可能となり、ビデオ映像を通して口頭だけでは伝わりにくいこともしっかり伝わります。この記事では遠隔コミュニケーションプラットフォーム「LiveCall（ライブコール）」を利用したオンライン移住相談窓口のつくりかたと、活用法を説明します。

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・導入は簡単！自治体サイトにリンクを貼るだけ

LiveCallを利用した場合、ホームページにリンクを貼るだけで、オンライン相談サービスの提供を開始できます。電話のようにすぐ対応できる場合は、住民がクリックするとビデオ通話を開始します。予約制で対応する場合はカレンダーを表示し、空いてる日時に予約してもらいます。

・相談前にアンケートをとることも可能

住まい、子育て、仕事や就職先に関する事など移住の相談は様々です。LiveCallなら、どんなことを知りたいのかなど事前にアンケートをとることができます。相談内容に対応する担当職員がそれぞれ違う場合は、事前に相談内容をアンケートで聞いた上でビデオ通話で対応するとスピーディに問題や疑問の解決に繋がります。

・ビデオ通話で移住者のリアルな声を伝える

ビデオ通話なら地域の様子を映しながら対応することもできます。学校などの建物や風景を映したり、移住体験先の住宅を映したり、すでに移住して暮らしている先輩移住者に協力していただき、地方暮らしについて生の声を届けることも可能です。移住相談の担当職員だけでは明確な回答ができない場合、他部署の担当もまじえて対応するなどもできます。

・転入・転出書類の説明は画面共有で伝える

転入・転出届けや移住に必要な手続きは、住民にとってわかりづらいもの。自治体ホームページのどこから書類をダウンロードできるか、具体的な書類の書き方等は、画面共有で伝えるとわかりやすくなります。

春は転入・転出が多く窓口が混雑しがちですが、オンライン相談窓口をつくると来庁数が減り混雑を緩和することができます。オンライン相談窓口の画面共有でマイナポータルを案内したり、書類の書き方が掲載されているページを見せたりできるので、窓口業務の効率化にも繋がります。

オンラインでの移住相談窓口をつくりたい自治体の方、窓口業務の効率化や住民サービスの拡充をご検討の方は、お気軽にLiveCallにお問合せください。事例を交えながら最適なご提案をさせていただきます。