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【導入事例:宇都宮市様】庁内ネットワーク環境のみで完結するLiveOnで、セキュリティを確保しながらWeb会議利用を促進。

●導入前の課題

・Web会議のセキュリティ強化が必要
・会議専用機器の管理工数が徐々に負担に
・全庁Web会議化で専用機器不足が発生

●LiveOnで解決!

☑ 庁内LAN内で完結する環境で情報機密性を確保
☑ 専用機器が不要となり管理工数が激減
☑ 自身の端末で会議参加できるため端末不足が解消

―「LiveOn」をご導入される前にどのような課題がありましたか?

・Web会議のセキュリティ対策を強化する必要があった

新型コロナ感染症拡大の影響などにより、2019年(令和元年)頃から外部との打ち合わせにWeb会議を使用する機会が増えました。そのような中,インターネットを通じて使用する一般的なWeb会議システムを使用していましたが、中には機密性の高い情報を取り扱う会議もあるため、情報漏えいなどのセキュリティ対策を強化する必要がありました。

・利用頻度増加に伴い専用機器の管理工数が負担に

これまでのインターネットを介して開催するWeb会議システムでは、庁内ネットワークとは別環境の専用のタブレットを用いて行う必要がありました。そのため会議開催時にはその都度利用者が機器の予約をしたり、予約状況や機器を管理したりする工数が生じていました。庁内のWeb会議の利用数増に伴って機器予約や管理の工数負担が大きくなってきていました。

・全庁Web会議化によって会議向け専用機器が不足

緊急事態宣言発出に伴い、可能な限り接触リスクを低減させるために、2020年(令和2年)後半からは庁内の会議も書面開催の他、Web会議でも開催されるようになりました。Web会議の開催数増加によって、数十カ所存在する出先機関分も含めたWeb会議用機器も足りなくなりました。開きたいタイミングで会議が開催できないという事態も発生しておりました。

―「LiveOn」を選定いただいた決め手を教えてください。

・庁内のネットワークのみで完結するセキュリティの高さ

LiveOnを選択した最も大きな理由は、他の主なWeb会議システムとは異なり庁内の閉じたネットワーク(LGWAN)内でシステム構築ができることです。クローズ環境で完結するのでデータがインターネットなどの外部を経由することなく、高い機密性を保つことができます。これにより安心・安全な環境で庁内の情報共有を図ることができると判断しました。

・低容量のネットワークが混在していても安定した通話品質を確保

当市では多くの出先機関が存在します。いずれの拠点もネットワーク環境を整えてはいるものの、場所により回線の容量・速度が異なります。本庁は比較的大容量だが拠点によっては低容量のところもあります。LiveOnではこのようなさまざまな容量・速度が混在するネットワーク環境であっても、安定した品質で会議を行うことができます。

また、導入に際して端末やサーバーなどの庁内のシステム環境に対する設定変更などの作業が不要で、当該分の工数やコストがかからないという点もLiveOn導入の理由となりました。

・数回触っただけで使い方が分かる優れた操作性

機能的な面に加えてLiveOnの操作性も選択理由となりました。事前に何人かの職員が試験的にLiveOnを操作してみましたが、使い慣れていない者でもわずか1、2回操作しただけである程度使い方が把握できるレベルの優れた操作性も決め手の一つでした。

―ご活用用途を教えてください。

・在宅勤務者などの遠隔地との会議や庁内での非接触での会議に活用

新型コロナ対策やその他家庭事情で在宅勤務する職員との会議や、他部署の職員との会議など、離れた場所にいる職員を交えた会議でも、LiveOnを使うことで問題なくコミュニケーションできる環境が整いました。同部署内での打ち合わせでも、会議室などに集まることなく自席から密にならない状態で打ち合わせできるので、感染リスクを抑えながらも業務を滞らせるようなことがなくなりました。

・責任者会議などの重要会議にも活用が広がる

その他にも、月1回程度定例的に開催されている、出先機関のそれぞれの長を集めた会議に活用したり、先日は庁内全部署の所属長に対する説明会もLiveOnで実施しています。当市は東西が23km、南北が29kmとかなり広範囲にわたって出先機関が点在しており、遠隔からでも機密性を保ちながらさまざまな打ち合わせや会議を行えることの意義は大きいと感じています。

―ご導入後の効果やご感想を教えてください。

・セキュリティを担保しながら効率的にWeb会議を実施

LiveOn導入後は、庁内LANの閉じたネットワーク環境でWeb会議を開催できる環境が整っています。これにより、機密性の高い情報を取り扱う場合でも情報漏えいなどの発生を気にかけずに安全に会議を行うことができています。

普段使用している端末でそのまま会議に参加できるため、端末を貸し借りしたり予約したりする際の手間が不要になりました。特に出先機関の場合はこれまで本庁との間で専用端末の受け渡しが必要で、そのためだけに行き来が発生していたことが大きな工数負担となっていました。この作業が不要になることで相当の負荷削減につながっています。

会議開催時には生成した会議URLを参加者に配布するのみなので、会議の準備工数も大幅に削減されました。もちろん、自身のPCをそのまま使用できるので、従来のような会議用の端末が不足して開催できないというような事態も発生しなくなっています。

・移動時間を大幅削減し行政サービス向上に貢献

LiveOnを導入することで、セキュリティや準備工数などを気にかけることなくWeb会議を実施できるようになり、オンラインでの会議が本格化しました。これによるメリットで最も大きいのはやはり会議のための移動時間の削減です。

特に出先機関からだと移動だけで日に1時間以上必要になる場合もあります。その時間を丸ごと削減でき、その分を他の業務に費やすことができるのは行政サービス向上のためには大きなメリットになります。また、移動時間を気にせずに、必要な時に必要な会議を実施できるという利点も大きいと感じています。

―「LiveOn」を活用した今後の事業展開などはありますか?

・啓蒙活動と無線LAN化でLiveOnによるWeb会議利用を促進

LiveOn導入から現在まで約半年経過しましたが、活用状況には部署間などで若干の差が生じているのが現状です。今後研修などを実施してより全庁的な利用促進を図っていく予定です。それと並行して、庁内の無線LAN化を進めており、完了すれば会議場所などもより自由に選択できるようになることから、LiveOnによるWeb会議がさらに広まっていくと考えています。

宇都宮市 概要
所在地 栃木県宇都宮市旭1丁目1-5
職員数 3,295人(2022年4月1日現在)
面積 416.85km2(県土の約6.5%)
人口 515,156人(令和4年7月1日現在)
世帯数 234,041世帯(令和4年7月1日現在)
市概要 栃木県の中部に位置し、県庁所在地および県内最大の都市。中核市にも指定されている。南北には東北新幹線、東北自動車道、国道4号線が、東西には北関東自動車道が市内を貫くなど主要な交通が交差している。日本一の「餃子の街」として有名となり、観光客数が増加。その他カクテルやジャズなどを活用した地域おこしも進められている。
ホームページ https://www.city.utsunomiya.tochigi.jp/index.html

 

会社概要
社名 ジャパンメディアシステム株式会社
所在地 〒101-0021 東京都千代田区外神田2-14-10 第2電波ビル 2F
設立 1984年8月1日
事業内容 ■ビジュアルコミュニケーションシステムの開発・販売・サポート
Web会議システム(LiveOnライブオン)・遠隔現場支援システム ・オンライン窓口相談システム ・クラウドリモートアクセスサービス (RemoteOnリモートオン)
■Linuxサーバー(BIASバイアス)開発、販売、保守
■ネットワーク・ネットワークセキュリティシステム構築
■オフィス機器販売
URL https://www.jm-s.co.jp/
お問い合わせ電話番号 03-5297-5511