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第四回 オンライン寺子屋「要介護認定のアナログ&複雑業務フロー問題に『一手』」のまとめ!


オンライン寺子屋シリーズ第四回のテーマは「自治体業務プロセスの標準化」です。2021年9月にデジタル庁が創設され、全国自治体のシステム標準化も目標として掲げられています。今回は三重県における「要介護認定業務の効率化・標準化におけるデジタル活用」をご紹介します!


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■ 出演者
・村田 将さん(三重県 デジタル社会推進局 スマート改革推進課 市町連携班 主任)
・別府 幹雄さん(コニカミノルタ株式会社 デジタルワークプレイス事業本部 自治体DX推進部 部長)
・市川 勝久さん(同社 デジタルワークプレイス事業本部 自治体DX推進部 アカウント開発グループ 中部ブロック長)

「あったかいDX」で県民一人一人を幸せにしたい

‐ウノ@猿人(株式会社猿人代表 自治体DX友だちの輪コミュニティ主宰)
三重県のデジタル推進局さんが業務フローの課題に着目したきっかけをお教えください。

‐村田さん(三重県 デジタル社会推進局 スマート改革推進課 市町連携班 主任)
自治体のみなさん共通の悩みだと思いますが、人もお金もない状況です。組織力が下がり、人口も減り、これに加えて新型コロナへの対応など、社会的課題は増えていく一方です。デジタル化がその現状を打破する糸口に見えるのですが、現状は対面会議、紙資料、電話やファクスの使用などと、「昭和の時代を引きずった状態」です。非効率な業務からの脱却をしなければならないと考える中でまず「業務フロー」に着目しました。

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組織力の低下と行政ニーズの増加・多様化という現状を打破するにはデジタルが糸口になりうる

三重県では2020年に「スマート改革」というキーワードで改革を進めてきました。若手職員の提言によって、県庁改革や働き方改革、 スタートアップ支援を含めて社会課題解決をしていくなかで、RPAやAIの積極活用をしていこうという方針で活動をしていました。そのなかでコニカミノルタさんに出会って、「業務全体の可視化をした上ででないとRPAなどのツールを導入しても本当の業務改善にならない」という提案をいただき、連携協定を結びました。

三重県内には29の市町がありますが、そのうちの9の市町に対して、コニカミノルタさんの強みの一つである、業務プロセスの可視化のための全庁業務量調査を行いました。

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業務量が多い業務のトップ4は「庶務事務」「子育て支援」「健康管理」「介護保険」

全国自治体との情報共有も含んだ支援プラットフォーム

‐ウノ@猿人
コニカミノルタさんの取り組みの概要と自治体業務フローDXについて、別府さんにお聞きします。

‐別府さん(コニカミノルタ株式会社 デジタルワークプレイス事業本部 自治体DX推進部 部長)
私たちは紙をたくさん使うコピー機も提供していますが、一方で紙をなくす電子決裁の仕組みも提案しています。申し込みから審査、決定までを電子化すれば紙の書類がなくなり、効率化もできます。業務によっては外注してもいいでしょう。さらに、国が定めるシステム標準化17業務の業務効率化が見込める詳細業務フローを分析してあるべき姿のフローをパターン化し、誰もが楽になれるようお手伝いしています。

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自治体のDXを継続的に支援していくプラットフォーム

見える化によって課題を発見し、ツールで解決していく

‐ウノ@猿人
続いてコニカミノルタの市川さんに、介護分野の課題と三重県における実証実験についてお聞きしたいと思います。まずは自治体の皆さんが抱える課題をお教えください。

‐市川さん(同社 デジタルワークプレイス事業本部 自治体DX推進部 アカウント開発グループ 中部ブロック長)
デジタル化のためにRPAやAI、OCRといったツールを入れたら業務改善ができそうだというイメージはあるものの、実際はうまく活用できていないというお話をよく聞きます。ツールの導入は最終段階に行うことであって、もっと前の段階でやるべきことが「見える化」だと考えています。そこで、コニカミノルタでは先ほど村田さんからもお話のあった全庁の業務量調査を全国の自治体様向けに行っています。

その中でやはり、要介護認定は業務負荷の高いものとして挙がってきます。この業務は申請書の作成から受付、訪問調査、主治医の意見書、それらをもとに審査会を通じて判定をしていきます。この業務フローを可視化していくと課題が見えてきました。関係者が多く、紙の書類をベースにした多くの手順、対面での審査会などです。そもそも訪問調査しなければならないので改革を諦めているところも多いです。

‐ウノ@猿人
確かに難しい問題です。どうしてこの分野の改革に挑戦しようと考えられたのでしょうか? 三重県との提携内容についてお教えください。

‐市川さん
まず、全庁の業務量調査ではアンケート形式で職員さんから業務の情報を集めます。
その後・・・・

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