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働き方改革における課題と取り組み事例【自治体事例の教科書】

2019/6/17

働き方改革における課題と取り組み事例【自治体事例の教科書】

前例にとらわれない発想や先進的なICT技術を導入し、より効率的で住民サービスの充実を実現する業務の改善を実現した自治体が増えています。こうした、いわゆる自治体の働き方改革について、どのような取り組みが必要なのか? 事例などを通じて、そのポイントを探りました。
 
【目次】
■自治体の働き方改革とは
■事例①【ペーパーレス化】長野市(長野県)
■事例②【コールセンター】札幌市(北海道)
■事例③【文書管理】我孫子市(千葉県)
■テーマ「#働き方改革」に関する関連記事

自治体の働き方改革とは

この20年間で自治体をとりまく環境は大きく変わりました。そのひとつが少子高齢化。それにより自治体の業務量が増大しています。一方で自治体職員数は平成6年をピークに減少傾向にあり、職員数が増えない中で、業務量が増え続けるという現象が起きています。

そこで必要なっているのが自治体における「働き方改革」。新しい仕組みやICT技術を導入するなどして従来の働き方をより効率的に見直すほか、民間などとの協業や連携も検討すべき事項となっています。増大する自治体の役割を果たし、持続的な住民サービスを提供するため、自治体の働き方改革が必須になっている、と言えそうです。

次に、さまざまな工夫で自治体の働き方改革に取り組んでいる事例を紹介します。

事例①【ペーパーレス化】長野市(長野県)

長野市(長野県)では会議資料の準備におけるの手間とコストを軽減するため、ICTを活用してペーパーレス会議を導入しています。

平成21年度から一部の会議室において紙の会議資料は配付せず、発言者が自席のパソコンの画面を表示・操作したのと同じ画面が表示されるパソコンを各出席者の席に設置したシステムを試行的に導入し、ペーパーレス会議を実現。資料の印刷・配付・差し換え等の会議準備工程の削減、会議進行の効率化、12万枚(前年度に会議で使用された紙の枚数)の紙資料の削減などを図りました。

平成21年度にはペーパーレス会議を78回開催し、当初目標としていた12万枚を超えて、約14万枚の紙の使用を削減することができました。カラーコピー代1枚21円換算で、印刷費用は約300万円の削減となる計算です。

会議の効率化も図られました。会議の所管課の職員が資料の印刷、配付、差し替えに費やす時間の合計である会議の準備時間について、従来は会議1回当たり約2時間程度でしたが、ペーパーレス会議導入後は多くて30分以内、平均して20分以内にすべての準備が完了するようになり、会議にかかる準備時間は従来の約6分の1に圧縮されました。 資料の差し替えがあった場合もデータを修正するのみでよくなりました。

ペーパーレス化はシステム導入のみで成り立つものではなく、紙依存の体質からの脱却も必要なため、職員の意識改革にもつながっているそうです。

事例②【コールセンター】札幌市(北海道)

札幌市(北海道)では住民などからの電話での問合せについて、民間企業によるコールセンターを設置することで住民満足度の向上と住民の問合せから住民ニーズを把握することで業務改善を進めています。

同市では平成15年に日本で最初の市政総合案内コールセンターを開設しました。問合せは、電話、FAX、Eメールで行うことができるため、インターネットで市のホームページを見られない住民も利用できます。年中無休で朝8時から夜9時まで受け付けており、利便性が高くなっています。複数年契約でスタッフを育て、サービスレベルも上げています。

コールセンターについて、10点満点で市民の満足度を調査したところ、合格ラインである8点以上が全体の96.7%に達し、10点満点をつけた市民が約8割に上るなど、非常に高く評価されています。

また、市役所を市民志向にするため、コールセンターに寄せられる市民の声から導き出される要望・ニーズを政策決定に活かすという“逆ピラミッド型”の現場発想に変えていくことを目指しています。

事例③【文書管理】我孫子市(千葉県)

公文書の適切な保管がされず、文書を職員個人の机の中に収納してしまい、目的の文書がどこに保管されているかすぐに分からないといった課題に対し、我孫子市(千葉県)ではファイリングシステムを導入して、文書の共有化、検索性の向上、執務環境の改善等を行っています。

取り組み以前は文書の保存や廃棄等に関する統一的な取り決めが無かったため、担当者以外では文書の所在がわからないという状況が発生しがちで、適切な文書廃棄がなされなかったために不要な文書が執務室の空間を圧迫し、円滑な業務執行が妨げられる等の課題がありました。

そこで、統一的な文書管理の方法を定めて、すべての職員が適切に文書を管理し、誰でもすぐに目的の文書を探し出して利用できるようになるなど、日常業務や情報公開のために円滑な文書利用をすることが可能となりましたた。

この取り組みにより、書類が机の上に山積みとなる、書類が書棚からあふれでるといった状況が改善され、執務環境が向上するとともに円滑な業務執行と適切な情報管理もなされるようになりました。

テーマ「#働き方改革」に関する関連記事

自治体の役割が増大したことで、職員数は増えないのに業務量が増え続けるなか、働き方改革について先進的な自治体トップや担当者、支援企業に取材した「自治体通信Online」掲載の事例記事を紹介します。是非、参考にしてください。

ソリューション分野

ICT(RPA)による生産性向上

サービス名[提供社]

JSOL AI-OCRソリューション
[提供:(株)JSOL]

導入自治体例

港区(東京都)

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ダウンロード

ソリューション分野

ICT(RPA)による生産性向上

サービス名[提供企業名]

RPA(ロボティックプロセスオートメーション
[提供:UiPath(株)]

導入自治体例

奈良市
加賀市
茨城県

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ソリューション分野

庁内における質問応答の自動化

導入自治体例

非公開

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ソリューション分野

クラウド活用による業務改善

サービス名[提供企業名]

施設予約サービス[ネクレス]
[提供:ソリマチ(株)]

導入自治体例

非公開

ダウンロード

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<参照元>
地方公共団体の職場における能率向上に関する研究会報告書 ―望ましいワークスタイルを実現するワークプレイス改革―<概要版>
総務省「10のワークプレイス改革の取組」(詳細版)     等

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