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自治体のICT活用事例7選!課題とICT導入を進めるポイント【自治体事例の教科書】



少子高齢社会の日本において、今後も人口の減少が見込まれますが自治体では今までと同じように業務を行っていくことは可能なのでしょうか。

実際に自治体の職員の減少によって業務も多忙を極めています。以下は、総務省の「平成31年地方公共団体定員管理調査結果」による地方公共団体の総職員数の推移です。

参考:総務省「平成31年地方公共団体定員管理調査結果」

1994年と比べると2019年までに約54万人も減少しています。このような職員数の減少により業務の効率化が求められています。そこでICTの導入が注目され自治体でも活用され始めました。

ICTを導入することで以下のことが期待できます。

 ICT導入は簡単なものではなく財源の確保やICT化する業務の見極めが必要となります。しかし、ICT導入に遅れてしまうと職員の業務が増え続けさらに住民の満足度は低下していく一方です。

そうならないためにもICT導入に向けて早急に動き出す必要があります。まずは、ICT導入に成功している自治体の事例をもとにどのようにICTを活用できるのかを知り、ご自身の自治体で活かせるものを検討していきましょう。

そこでこの記事では、 

  • 自治体でICTを活用している事例
  • 自治体のICTを導入の課題
  • 自治体のICT導入を進めるポイント

をご紹介します。ここで紹介する事例を参考に自治体でどのようにICTを活用していくべきかイメージが湧くと思います。さらにICT導入の課題を解決し、導入を進めていくことができるでしょう。

自治体でICTをどのように活用すればよいのかお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

1.自治体でICTを活用している事例7選

自治体がICTを活用したいと思っていても具体的にどのように活用できるのかイメージが湧きにくい方もいると思います。

まずは実際に自治体でICTを活用している7個の事例をご紹介します。

 他の自治体ではどのようなICTを取り入れているのか、ぜひ参考にしてください。

1-1.RPA導入により約50%の業務時間削減(東京都多摩市)

【ICT導入の背景】
東京都多摩市は、昭和46年から「多摩ニュータウン」の中心地として発展し、現在は団塊の世代が多い。

超高齢社会のため、行政にかかる期待や責任が非常に重く、市職員に対しても新しいアイデアや能力の発揮を期待している。

しかし、職員の業務負担は年々増していることから解決するためにもRPAを活用した定型業務の自動化を試みた。

東京都多摩市では、RPAによる業務改革を進め時間削減に成功しています。RPAとは、業務プロセスや作業を自動化する技術で自治体の業務効率化に注目を集めているツールです。

多摩市ではRPAと同時に、OCRやAI‐OCRとも連携をとり、どのパターンが削減効果を得られるのか実証実験をしました。

特にRPAとOCRを連携して行った保育所入所申請書の入力業務においては、従来かかっていた時間を62%も削減できるであろうというデータが出ています。

自動読込が進み、人の手で入力作業をしなくて済むようになれば、時間の削減だけでなく人員の削減にも繋がります。

【OCRとは・・・?】


Optical Character Recognitionの略、光学的文字認識。

手書きや印刷された文字をスキャナなど光を当てて読み取りデジタル化する技術のこと。

1-2.LINEのチャット機能導入で問い合わせ業務軽減に(宮崎県都城市)

【ICT導入の背景】


宮崎県都城市では、人口減少対策として移住促進に力を入れている。実際に移住者数は、平成25年度の1人から平成30年度には113人に増えている。

都城市役所の総合政策課は、主に移住に関する相談が寄せられており、約6割が電話による問い合わせである。


しかし、市役所の開庁時間に合わせて相談者は問い合わせをし、すぐに回答ができないものに関しては職員が確認後折り返し電話をし、相手が出なければまたかけ直すという行き違いが課題となっていた。

 宮崎県都城市ではLINEチャット機能を導入することによって、問い合わせ対応業務の負担を軽減することに成功しています。

LINEの公式アカウントを開設し、職員と相談者がLINEの上で直接対話ができるようになりました。

LINEのチャット機能を使えば時間を気にせず気軽に問い合わせることもできますし、写真やURLを共有することも手軽になりました。

さらにLINEでは、定型文を用意して回答できる機能もあるので、職員の負担も増えるわけではなく相談者も職員もストレスフリーが叶っています。

1-3.保育用アプリの導入による保育現場の改善(岐阜県美濃加茂市)

【ICT導入の背景】

全国的に保育士不足のなか幼児教育・保育の無償化がスタートし、保育現場では業務効率化と保育の質の向上が問われている。

岐阜県美濃加茂市では、約10年前から保育士不足の問題を抱えているにも関わらず、国の「働き方改革」により時間外労働を減少させる方針になり、保育士は仕事を持ち帰って行っていた。

そのため以前からパソコンを導入し事務作業の効率化を進めていたが、園児の記録をコピー&ペーストする行為が見られるようになり、保育の質に対して不安を抱えるようになった。

 岐阜県美濃加茂市では、市内の9つの保育施設でアプリを使った「業務効率」と「保育の質」どちらも向上するような取り組みを行っています。

アプリを導入することで、日々園児と接して気づいたことをタブレット端末に記録し保育士同士で共有することができます。

また、児童票などの書き物の手間が省けたり、登降園管理や出席簿の作成もでき業務の効率化が顕著です。

このようなアプリの導入により、保育士同士のコミュニケーションが活発になったり園児の成長を見ることで保育のやりがいが大きくなるといった効果もみられます。

1-4.1人1台の端末で業務できる環境を整備(熊本県宇城市)

【ICT導入の背景】
多くの自治体では情報セキュリティ強靭化のため、業務によって物理的にパソコン端末の分離を行っている。

熊本県宇城市の庁内でもLGWAN接続系とインターネット接続系、個人番号利用事務系の端末をそれぞれ用意していたため、必要なときにその端末のところへ行き作業をしていた。

さらに自席でブラウザを開きながら仕事を行えず調べ物のたびに印刷をし、手間や紙のコストが生じていた。

熊本県宇城市では、1人1台の端末で業務できる環境を整備することによって、業務効率を上げることができました。

そこでジェイズ・コミュニケーションが提供する仮想ブラウザ方式の分離ソリューションを導入したことにより、1台のパソコンで庁内業務とWeb利用ができるようになり、効率が良くなりました。

庁外とのやり取りが多い職員は、PC内でネットワークを分離し、セキュリティ対策も整えています。

1-5.最新「気象観測システム」を活用した防災対策(茨城県つくばみらい市)

【ICT導入の背景】

茨城県つくばみらい市には、鬼怒川と小貝川の2本の一級河川が流れており、市の面積の4割以上を占める水田地域のほとんどが浸水想定区域となっている。


これまでは国土交通省の公表データで河川の水位情報を収集していたが、平成27年9月の「関東・東北豪雨」により鬼怒川の堤防が決壊し14棟の床上浸水の被害が発生した。


そこで新たな対策を検討することにした。

茨城県つくばみらい市では、雨量情報をリアルタイムで収集できる新たな気象観測情報システムを導入しました。

茨城県内でも約20の自治体が導入している明星電気の「POTEKA」というシステムです。

県の観測器ではできなかったリアルタイムでの観測が可能になったことで、河川の急激な水位上昇を予測できるようになりました。

導入後は気象状況が細かく分かり、警戒エリアの判断が早まったと水害に対する備えに一役買っています。

1-6.職員数減少の中約80%の入力業務時間削減(岩手県久慈市)

【ICT導入の背景】

岩手県久慈市では、東日本大震災や台風などの災害が続き対応に追われる一方、職員数は減少している。


そのような中で職員の健康を維持しつつ住民サービスの向上が必要と考え、ICTをを活用した業務の効率化を模索した結果RPAに注目した。

 岩手県久慈市

では、入力業務の効率化を進めるために、LGWAN対応のAI‐OCRとRPAの導入を行いました。

NTT東日本からAI-OCR「AIよみと~る」とRPA「おまかせRPA」を組み合わせた業務効率化の提案を受けたことがきっかけです。

業務効率化の効果は抜群で、ふるさと納税処理業務やアンケート集計業務を行ったところ、80%前後の作業時間削減に繋がりました。

 

 

今後は、子育て関係の業務やさらにほかの業務での適用を検討していきます。テレワーク可能な業務を広げ、緊急事態宣言のような状況下でも業務ができる体制づくりを目指しています。

1-7.電子地域通貨の配布で地域経済の活性化(静岡県西伊豆町)

【ICT導入の背景】

静岡県西伊豆町は、年間67万人観光交流客数を誇り、観光産業への依存が高く町外の観光客などの需要に頼る経済構造となっている。


観光業の取り組みには力を入れてきたが、町内の人の需要は地域外に流れる傾向があり内需を高め町の経済を循環させることが長年の課題でもあった。

そのような中、コロナにより観光業が打撃を受け内需を喚起する施策を検討した。

 静岡県西伊豆町では地域通貨プラットフォームの導入を行ったことで、地域経済の活性化が得られました。

西伊豆町は、町内の店舗で使える電子地域通貨「サンセットコイン」を1人10,000円分配布し住民が利用を始めました。

サンセットコインの発行・管理には、地域通貨プラットフォームの「chiica」を利用しています。「chiica」では、紙のプレミアム商品券よりもリアルタイムに地域通貨の利用状況の把握や入金管理をデジタルで行えるため、職員や取扱店の事務処理も軽減されます。

さらに西伊豆町は、高齢化率50%という県内で最も高い地域という特徴もあります。

「chiica」は、スマートフォンだけでなく二次元バーコードが印刷されたカードを使って決済することができるため、高齢者でも簡単に利用でき住民も楽しんで使っているようです。

2.これからの人口減に備え自治体でのICT導入は必須

1章では、ICTを導入している自治体の事例をみてきましたが、自治体によってICT化の取り組みの差が大きいのが現状です。しかし、今後さらに自治体のICT導入は必須であると言われています。

その理由として人口の減少があげられます。以下のグラフは、厚生労働省「平成29年版厚生労働白書」の日本の人口推移と予測です。 

参考:厚生労働省「平成29年版厚生労働白書」

グラフをみても分かるように今後も日本の人口減少は顕著となっています。

そして、2013年より地方創生が進められていますが、最上位目的でもある東京圏への人口集中の解消はまだまだ進んでおらず地方の人口減も深刻化しています。

以下は、総務省の「平成31年地方公共団体定員管理調査結果」による地方公共団体の総職員数の推移です。 

参考:総務省「平成31年地方公共団体定員管理調査結果」

このように1994年から2010年にかけて約45万人減少しその後ほぼ横ばいで推移しています。さらに1994年と比べると2019年には約54万人減少していることが分かります。

にも関わらず地方自治体は人口増加時代のシステムから抜け出せないので、慢性的な人手不足と厳しい財政状況となっているのです。

このような状況を打破するためにも、ICTの導入は必須であり、早急にシステムを作り上げる必要があります。

ただし、ICTを導入することが目的となってはいけません。ICTの導入・活用は手段の一つであり、目的は住民満足度の向上です。そのために業務を効率的に行ったり、正確性・安全性が必要となってくるのです。

ただ単にICTを導入したからOK!というわけではなく、上手く活用し住民の利便性を向上する必要があります。

3.自治体のICT導入の5つの課題

少子化で人手不足が問題視されているにもかかわらず、自治体のICT導入は順調とは言えません。そこには5つの課題があるからです。

それぞれの課題を詳しくみていきましょう。

3-1.業務改善や効率化の意欲が強くない

まず職員が業務改善や効率化の意欲が強くないことが挙げられます。

ICT導入が進めば、人の手で行う業務は減り効率が良くなります。ICTを導入すれば…と頭の片隅に思う人もいるでしょうが、実際にシステムを構築し軌道に乗せるまでが大変そうだと尻込みしてしまっているのが現状です。

さらに手作業による安心感や馴染んだ業務の流れを変更したくないという意見もありなかなかICT化が進まない自治体もあります。

【業務改善や効率化の意欲をもたせるには?】

  • 職員個人からのICT導入に向けた提案などは快く受け検討する

  • メリットを積極的に説明する

  • 成功事例を実際に示す

3-2.ICTリテラシーの不足

2つ目にICTリテラシーの不足が考えられます。

ICTリテラシーとは機器類を使いこなし、正しい情報を探すことをできること・情報セキュリティーや知識が備わっている状態のことをいいます。

ICTを導入していこうという意欲があっても、システム構築に精通している人がいなければなかなかその1歩を踏む出すことが難しく、進めていけないのが現状です。

さらに自治体は人事異動が多く、情報系のスペシャリストが育ちにくい環境にあることもICT化を阻んでいます。

【ICTリテラシーを向上するには?】

  • ICT研修や先進技術説明会を積極的に実施する

  • 職員向けにICTに関するニューズレターやメルマガなどを継続的に配信する

3-3.業務が多忙すぎる

業務が多忙すぎて、ICT導入のために使える時間がないということも問題点です。

ICTが稼働しだせば効率が良くなり、そのような状況も変えることができるでしょうが、そもそもICT導入のための時間が作れないという現場も数多くあります。

現状をあまり変えずにICT導入を進めていく工夫が必要です。

【業務を増やさずICT導入をすすめるには?】

  • 外部人材を活用する

  • 作業をマニュアル化・標準化する

3-4.財源不足

地方自治体の予算は年度ごとに県知事や市区町村長が予算案を編成します。

実際にICTを取り入れた場合の費用対効果が計算しにくいこともあり、ICTの予算は十分とはいい難いのが現状です。

ただし、ICT化は単年度ではなく中期的視野で評価する必要があり、システム開発のために初めは予算が必要だが、中期的にみれば人件費削減などの可能性が高く費用削減につながります。 

【財源不足を解決するには?】

  • 複数団体で共同利用を行う

  • ICT推進に向けた特別枠での予算を確保する

3-5.ICT化関連の情報の不足

まだまだICTを有効に活用している自治体も多くはなく、情報が不足している問題点もあります。

いざ始めようと思っても、何から始めていいのか分からないという方も多いようです。

また、どのような業務をICT化すれば良いのかなど対象となる業務の見極めも難しく、事例などを参考に検討していく必要があります。

【ICT化関連の情報を増やす方法は?】

4.自治体のICT導入を進める2つのポイント

実際に自治体でもICTの導入を進めたいと思っている方は、以下の2つのポイントをおさえておくとスムーズに導入が進められます。

それぞれ詳しくみていきましょう。

4-1.身近なところからICT化を成功させる

まず、身近なところからICTを導入していきましょう。ICTを導入するとどれだけ業務が改善されるのか、効率的になるのか示すことで、職員のICT化の意欲を沸き立たせるきっかけになります。

身近なところでいうとRPAの導入は、業務効率化の効果が短期間で目に見えてくるのでおすすめです。

RPAの活用パターンは以下のようなものがあります。

活用例

代表的な活用業務

リスト化されたデータをシステムに入力する

軽自動車税の新規登録・廃車処理

ふるさと納税寄附情報の集約

各部署・職員からの個別帳票をとりまとめる

時間外勤務時間の集約・集計

外部からの個別帳票をシステムに入力する

給与所得者異動届出書の入力

支出帳票の作成

システムの情報を参照し、機械的に判断する

所得状況調査

システムの情報を利用目的に合わせて抜き出す

通勤手当の審査

各部署・職員や外部への個別帳票を作成・送信する

人事情報の通知

参考:自治体におけるRPA導入ガイドブック

RPAはこのようにさまざまな業務に活用することができます。

実際に高知県では、RPAの実証実験を行い一部の業務で高い効率化の効果を得ています。

業務効率化ができそうな提案をあげその中から人件費推計表作成業務をロボット化することにしました。数値項目の集計と項目の集計と分配をメインに行い作業の正確性は100%という結果が得られました。

このような実証実験を行うことでRPAを活用できる業務の幅広さを実感し、実際にRPA導入につながります。

RPAの活用方法やさらに詳しい事例は、以下の記事で紹介していますのでRPAの導入を考えている方はぜひ参考にしてください。

  • 自治体 RPA
4-2.自治体同士で積極的に情報交換を行い協力する

事例を見てもわかるように、ICTを積極的に取り入れている自治体は全国的に増えてきています。

それぞれの自治体で悩んでいても進まない場合は、自治体同士で情報交換の場を設けるのも良いでしょう。

さらに課題が同じ自治体であれば、ICTを共同利用できたりと思わぬ展開も期待できます。

ICTの導入にお悩みの自治体は、まずは近隣の自治体に問い合わせて参考にしていくとICT化もスムーズに進むはずです。

また、全国的にも自治体同士のネットワーク構築が進んでおり、インターネットやSNSを活用してコミュニケーションをとることが可能となっています。

コミュニティの場として、以下のようなものがあります。

名称

概要

地域に飛び出す公務員ネットワーク

メーリングリストを活用して全国の公務員の情報共有や議論を行っている

Facebook「ICT《公共関係者限定》

自治体などの情報政策・情報システムに関わっている人の情報交換・議論を行う場

Facebook「【職員限定】 社会保障・税番号制度(マイナンバー)対応(自治体向け)

職員限定での社会保障・マイナンバー対応に関する情報交換・議論を行う場

このようなコミュニティを活用して情報交換を行いICT導入を進めていきましょう。

5.課題解決の近道!行政向けサービスの比較・資料請求サイト

RABANでは、行政課題の解決を支援するサービスの比較や資料請求を行うことができます。自治体の職員であれば民間企業のサービス情報が無料で閲覧でき、類似サービスを比較しやすくなっています。

また防災や情報政策・子育てに関することなど、15のカテゴリーに分かれており、簡単に必要な情報を探すことができるサイトです。

ICT化による現場の改善等も知ることができるので、これから導入を検討する際の目安になるでしょう。

RABANのプラットフォームを活用すれば、それぞれの自治体課題に合った情報を効率的に集めることができるので、自治体にICTを導入したいという方はぜひ活用してください。

RABAN公式サイト

まとめ

少子高齢社会の日本で自治体のICT導入は早急に進めていくべきことです。先進的にICT化に取り組んでいる自治体を参考にして、どのように活用していくことができるのか検討していくと良いでしょう。

また、以下のようにICT導入の課題は多く一つ一つ解決していく必要があります。 

ただし、ICT化をすること自体が目的にならないように注意が必要です。ICT化の先には住民のサービス向上や満足度の向上があります。

そのことを念頭におき、適したところにICTを導入していきましょう。

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