【導入事例：長野県中野市】長野県で電子契約を先行導入する中野市。事業者メリットを優先したその背景にあるものとは

長野県北東部の自然豊かな山間に位置する長野県中野市。人口は約4万2,000人（2022年2月1日現在）で、ぶどう、りんごといった果樹栽培が盛んなほか、えのき茸の生産量では全国1位を誇るなど、農業を主力産業としている地域です。

そんな中野市では、2021年8月頃より業務のDXに向けた活動を本格的に開始しました。2022年4月からはその一環としてクラウドサインによる契約の電子化をいよいよスタートします。電子契約サービスの導入は長野県下の自治体では第一号。契約を電子化するに至った背景や、自治体ならではの苦労などを伺いました。

市民や事業者様にとっても実感できるDXにするために

ーはじめに、電子契約の導入を検討することになった経緯から教えてください。

2021年8月に、第4次中野市行政改革大綱を策定し、公開しました。市民サービスの維持・向上に向けた行政改革に取り組むにあたっての市の指針となるもので、そのなかの重点項目として「DX推進」が第一に掲げられました。業務のDXにはテレワークの導入、請求書の電子化、窓口のオンライン化、AIを活用した議事録の作成などが挙げられます。ただ、そうした市の業務すべてのDXを一気に進めようとすると莫大なコストがかかります。

DXのためのツール導入であっても、限られた財源を効果的に活用し、多くの方に効果を実感いただきたいと考えました。そこで目を付けたのが契約業務です。紙の契約では印紙税や郵送費用を契約相手方となる事業者様に負担いただいていますし、印刷、押印、封入、郵送など職員の煩雑な作業が必要になっていて、契約締結に1カ月以上かかることもあります。これらを削減・短縮でき、契約相手方となる事業者様にもメリットを感じていただけるところから始めようということで、電子契約サービス導入の検討を進めることにしました。

ー2021年1月29日には地方自治法施行規則の改正・施行があり、電子契約サービス導入のハードルも下がったかと思います。

たしかに、法律改正によって民間事業者様との契約において電子署名の規制緩和がなされ、クラウドサインのような事業者署名型の電子署名を採用する電子契約サービスも利用できるようになりました。導入検討を進めるところでは、法律改正を受けてそれを実際の業務に反映させても問題ないかどうかなど、しっかり法的な裏付けをとったうえでアドバイスいただけたことで、自治体として不安なく電子化できるようになった部分もあります。

また、2020年夏頃に行政における脱判子の動きが始まり、その後デジタル庁が発足して、政府から各自治体でDXを進めるうえでの手順書などが公開されたことも、私たちのDXの加速に少なからず影響しています。

紙の契約書で発生していた非効率な修正・押印作業

ー紙書類による契約業務で課題となっているところはありましたか。

行政関係の書類の様式は、条例などでひな形がある程度決まっていますので、通常はその標準の様式を使うことになりますが、契約金額によっては文言の変更が発生します。それらについてどう変更したのか細かく記載し、すべての箇所1つ1つに公印を押印していく必要もあります。公印を管理している部署に都度お願いして押印しなければなりませんから、その事務には多くの時間がかかります。これは効率的ではない、という声は以前から職員の間から上がっていました。電子化して、本来不要な作業は減らすべきだろうと。

加えて、契約書は事業者様が最初に作成し、印紙税も事業者様に負担していただいていますが、市の職員が確認したときに契約書内容に誤りを見つけることもありました。契約書の修正や再作成となると、事業者様に余計な負担を強いてしまいます。もちろんそのたびに郵送する手間がかかりますし、書類の保管スペースの確保や倉庫への移動なども大変で、紙契約の課題は多かったと言えます。

使い勝手の良さ、わかりやすさに事業者側からも評価の声

ークラウドサイン導入の決め手となったポイントはどこにあったのでしょうか。

事業者様にはできるだけ負担をかけない方法で電子化したいと考えていましたので、ポイントは低コストであることももちろんですが、一番は事業者様が簡単に利用できること。中野市では小規模の事業者様とのお取引も多くあります。そういった事業者様にも無理なく使っていただける仕組みであることが大切だと考えていました。

2021年秋には、電子契約サービス導入について事業者様の反応を知りたいと思い、建設業協会や商工会議所の方を対象に勉強会を開くことにしました。その際、弁護士ドットコムの方に何度も説明していただくなど手厚くサポートいただけたこと、さらに導入やランニングにかかる費用がそもそも安価であることが、クラウドサイン導入の決め手になりました。

勉強会の参加者からは、デメリットがないのでどんどん進めてほしいという前向きな声が多かったです。今回のことに限らず、市として何か新しいことを始めるときにこういった勉強会や説明会を開くことはあるのですが、新たな負担が生じたりする場合には厳しい反応をいただくこともあります。ただクラウドサインについてはそういう反応が一切ありませんでした。他の電子契約サービスと比較したときに、簡単に使える、操作性がいいというクラウドサインの特徴も魅力に映ったのだと思います。